Thời gian qua, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh nói chung và xã Nghi Xuân nói riêng đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận, đáp ứng kịp thời nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính của người dân, doanh nghiệp. Tuy nhiên, qua việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước, UBND xã nhận thấy việc thực hiện chứng thực các giấy tờ liên quan đến bảo lãnh cho công dân đi du học hoặc đi làm việc ở nước ngoài còn chưa thống nhất. Một số địa phương thực hiện việc xác nhận, chứng thực nội dung bảo lãnh, trong khi một số địa phương không thực hiện, dẫn đến việc áp dụng pháp luật không đồng bộ, gây khó khăn cho cơ sở và phát sinh ý kiến trong Nhân dân.

Để bảo đảm việc thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật về chứng thực, vừa qua Sở Tư pháp đã có văn bản chỉ đạo Ủy ban nhân dân các xã, phường thực hiện một số nội dung trọng tâm trong hoạt động chứng thực, trong đó nhấn mạnh chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, công chức được giao làm nhiệm vụ chứng thực phải tuân thủ nghiêm nguyên tắc, trình tự, thủ tục chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Sở Tư pháp: Văn bản số 3481/STP-HC&BTTP1; Văn bản số 668/STP HC&BTTP2. 

- Không thực hiện chứng thực chữ ký đối với các văn bản có nội dung không thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã theo quy định của pháp luật về chứng thực, như: xác nhận bảo lãnh, xác nhận năng lực tài chính, xác nhận trách nhiệm bảo lãnh hoặc các xác nhận tương tự trong hồ sơ phục vụ du học, đi làm việc ở nước ngoài và các mục đích khác có chứa nội dung giao dịch theo hướng dẫn tại Văn bản số 3064/STP-HC&BTTP3. 

- Tăng cường tuyên truyền, giải thích để tổ chức, cá nhân hiểu rõ và thực hiện đúng quy định của pháp luật về chứng thực; đồng thời hướng dẫn công dân liên hệ đúng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật có quy định về việc xác nhận, chứng minh năng lực tài chính, bảo lãnh. 

- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện ủy quyền chứng thực của Chủ tịch UBND cấp xã cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương và cho công chức thực hiện chứng thực theo quy định Nghị quyết số 184/2025/NQ-HĐND ngày 10/12/2025 của Hội đồng nhân dân tỉnh Hà Tĩnh. Đồng thời, tăng cường kiểm tra việc chấp hành pháp luật về công tác chứng thực để kịp thời phát hiện, ngăn chặn và chấn chỉnh những sai sót, vi phạm của cán bộ, công chức; Trường hợp phát hiện cán bộ, công chức có vi phạm thì xử lý, kiến nghị xử lý theo thẩm quyền. 

Việc chấn chỉnh tình trạng hoạt động chứng thực trong thủ tục hành chính góp phần giảm tải thủ tục, tiết kiệm chi phí xã hội và nâng cao chất lượng phục vụ người dân trên địa bàn xã./.